Pomimo rozwoju technologii i powstawania nowinek ułatwiających komunikację, pod względem częstotliwości użytkowania prym nadal wiedzie stary, sprawdzony e-mail. Z popularnego maila korzystamy na co dzień w pracy w biurze, podczas zakupów w Internecie oraz prowadząc działalność gospodarczą. Podczas wymiany korespondencji droga elektroniczną, nierzadko, komunikujemy się z obcokrajowcami lub rodzimymi użytkownikami angielskiego. Niezbędna będzie okazuje się wtedy dobra znajomość struktury, zwrotów, słownictwa oraz języka stosowanego w korespondencji e-mail. W tym wpisie zaprezentuję najprzydatniejsze porady dotyczące komunikacji w języku angielskim prowadzonej za pomocą popularnego maila.
Formalny, półformalny i nieformalny styl wiadomości e-mail w języku angielskim
Przed przystąpieniem do napisania widomości e-mail w języku angielskim należy się odpowiednio przygotować. Jeszcze przed naciśnięciem pierwszego klawisza na klawiaturze trzeba zastanowić się jaki styl maila powinniśmy wybrać. Style wiadomości e-mail w języku angielskim można bowiem podzielić na nieformalne, półformalne oraz formalne.
E-mail nieformalny
Nieformalny charakter wiadomości e-mail w języku angielskim, to taki, który wysyłamy do osoby dobrze nam znanej, podczas pisania z którą nie musimy martwić się o konwencje, dobór słów, czy styl. Podczas nieformalnej korespondencji elektronicznej możemy pozwolić sobie na dużą swobodę w doborze słów i sformułowań, używać emotikon i mało wzniosłych zwrotów. W takim przekazie będzie przeważała prostota.
E-mail półformalny
Styl półformalny stosowany w korespondencji e-mail w języku angielskim jest swego rodzaju balansem pomiędzy stylem nieformalnym a formalnym. Do tego stylu możemy zaliczyć korespondencję firmową wewnątrz jakiejś organizacji, rozmowę sprzedawcy sklepu Internetowego z klientem albo wiadomość e-mail adresowaną do naszej księgowej. Nie będziemy mogli sobie pozwolić na tyle luzu na ile mogliśmy w przypadku stylu nieformalnego, ale też nie musimy być tacy poważni jak w przypadku formalnego charakteru korespondencji mailowej. Komunikując się w stylu półformalnym należy zachować się profesjonalnie, jednak można sobie pozwolić na emotikony albo na przemyślane żarty. Powinniśmy oczywiście jakichkolwiek unikać przekleństw, wulgaryzmów oraz słownictwa slangowego i młodzieżowego.
E-mail formalny
Stylem formalnym będziemy się posługiwać pisząc e-mail w języku angielskim skierowany do naszego przełożonego, ważnej osoby, której jeszcze nie znamy lub w każdej innej sytuacji, w której czujemy, że wymagana jest szczególna powaga i podniosłość. Styl formalny wiadomości e-mail w języku angielskim cechują utarte formalne zwroty, o których napiszę w dalszej części, odpowiedni zwrot do adresata wiadomości, zwroty grzecznościowe, użycie strony biernej oraz zastosowanie odpowiednich konstrukcji gramatycznych.
Tworzenie poprawnej wiadomości e-mail w języku angielskim
jak zatem stworzyć wiadomość e-mail w języku angielskim, która będzie poprawna zarówno pod względem gramatycznym, jak i stylistycznym? Poniżej przedstawiam kilka praktycznych wskazówek i podpowiedzi przydatnych przy pisaniu maila po angielsku.
Rozpoczęcie pisania wiadomości
Wiadomość e-mail pisaną w języku angielskim należy rozpocząć od formułki powitalnej.
W stylu nieformalnym możemy rozpocząć w następujący sposób:
Hi John
Hello John
Yo, John
Styl półformalny będzie wyglądał następująco:
Dear John
Good morning John
Nieco bardziej skomplikowanie sytuacja wygląda w stylu formalnym. Tutaj najlepiej jest się posłużyć tytułem lub stanowiskiem, które posiada dana osoba oraz jej nazwiskiem:
Dear Mr. Smith
Dear Dr. Smith
Dear Professor Smith
Jeśli nie wiemy kto będzie adresatem maila, najlepiej posłużyć się następującą konstrukcją:
Dear Sir or Madam
Wstęp do dalszej treści maila
Po zwrocie do adresata, należy podać powód, dla którego piszemy. Im bardziej formalny jest mail, tym bardziej konkretni i zwięźli musimy być. Bezpiecznym zwrotem, który znajduje zastosowanie praktycznie w każdym stylu wiadomości pisanych w języku angielskim, jest I’m writing to you because…
Tutaj przedstawiam bardziej szczegółowe zestawienie zwrotów rozpoczynających wiadomość e-mail w języku angielskim, których można użyć w różnych stylach.
Dla stylu nieformalnego:
How you doing mate? I hope U are fine. I got this one thing to tell U.
All good bro? We need to talk about…
W przypadku nieformalnego charakteru korespondencji e-mail w języku angielskim możemy zaobserwować użycie bardzo potocznych słówek, takich jak mate, czy bro. You zostało również skrócone do U. Przekaz jest bardzo prosty, krótki, użyte zostały nieskomplikowane zwroty.
Dla stylu półformalnego:
I hope you are doing well. I need to discuss with you…
I would like to follow-up my previous email, there is one aspect that we need to talk about.
I have your email from the regional manager. I’m writing to ask about…
W porównaniu do poprzedniego stylu, w przypadku wiadomości o charakterze półformalnym użyte zostały bardziej górnolotne określenia, np. Discuss, aspect. Można też zauważyć formę grzecznością – would like.
Dla stylu formalnego:
It is a great pleasure to cooperate with you. I would like to take this opportunity to discuss…
(Mniej przyjemny mail)
I hope that you have received my previous emails. I need to talk with you because some improvements have to be done.
I’m pleased to write this email to you. On behalf of our company, I would like to invite you to…
Zdania użyte jako przykłady zawierają dłuższe sformułowania, które bardziej skupiają się na grzeczności. Nadawca wiadomości wyraża wdzięczność za możliwość współpracy, czy też napisania maila, jest to przejawem szacunku do nadawcy. W drugim zdaniu użyta została również strona bierna, które jest jedną z cech języka formalnego w języku angielskim.
Meritum wiadomości e-mail
Po wprowadzeniu należy przejść do meritum naszego maila i opisać dokładnie sprawę, w której piszemy. Do tego mogą nam posłużyć następujące, popularne zwroty używane w języku angielskim.
Styl nieformalny:
The thing is that…
Are you up to…
Możemy też coś zasugerować:
Let’s do…
Are U fancy going out?
Styl półformalny:
We should fix a meeting to discuss…
Are you available on Friday morning?
Can we talk on the phone? There are some matters that need more of our attention.
Unfortunately, I cannot go to a company’s meeting on Friday. I’m sorry but I already have plans.
Styl formalny:
The board of directors will be pleased to welcome you on the next annual meeting. I’ve been assigned to introduce you to the company’s affairs.
Having such an outstanding individual as you will be a great asset for our company. We would like to express our gratitude.
Would it be possible to schedule a phone talk with you by any chance?
Some of our company’s affairs need more attention, it would be irresponsible not to pay more attention to…
It seems that we are failing to meet our annual sales target, any recommendations on how to prevent that will be priceless.
Zakończenie maila w języku angielskim
Zakończenie wiadomości e-mail napisanej w języku angielskim może składać się z jednego zdania, na przykład z życzeniami lub wyrazem wdzięczności oraz pozdrowieniami z naszym imieniem i nazwiskiem. Oczywiście dla każdego stylu będzie ono wyglądało trochę inaczej.
Styl nieformalny:
CU (skrót od see you)
Take care
Have a nice day.
Love you,
Styl półformalny:
Best regards,
Best,
Looking forward to your reply,
Looking with hesitation to your reply,
Styl formalny:
Should you have any questions, do not hesitate to Yours faithfully lub yours sincerely + nasze imię i nazwisko po przecinku Respectfully yours,
Użyteczne zwroty dla każdego ze stylów w korespondencji e-mail prowadzonej w języku angielskim
| Attached please find. | W załączniku znajdziesz. |
| I added John to the carbon copy. | Dodałem Johna do kopii maila. |
| I added John to the blind carbon copy. | Dodałem Johna do ukrytej kopii. |
| Forward to | Przekazać do |
| In the bottom part of the email, you will find me previous conversation with… | W dolnej części maila znajdziesz moją poprzednią rozmowę z… |
| The above bullet points show… | Powyższe punkty pokazują… Możesz przesłać tego maila do… |
| Can you re-send this email to… | W podkreślonym fragmencie znajdziesz… |
| In the highlighted part you will find… | Jest to kontynuacja mojego poprzedniego maila. |
| This is a follow-up to my previous email. | Jest to kontynuacja mojego poprzedniego maila. |
Najczęstsze błędy popełniane podczas pisania maila w języku angielskim
Przed przystąpieniem do pracy dobrze jest zapoznać się z najpopularniejszymi błędami popełnianymi w korespondencji e-mail prowadzonej w języku angielskim, aby następnie ich uniknąć. Większość błędów ma swoje korzenie w języku polskim, ponieważ chcemy i myślimy, że poprawnym jest przenoszenie konwencji używanych w naszym rodzimym języku bezpośrednio na język angielski. Przykładem takiego błędu może być pisanie zaimków osobowych wielką literą (You, She, itd.). Niestety, jeżeli użyjemy takiej konwencji w mailu do anglika lub dowolnego obcokrajowca, to nie odbiorą oni tego w ten sam sposób, uznają to po prostu za błąd. Chyba tylko w naszym języku taki zabieg jest uznawany za wyraz szacunku.
Kolejnym, często spotykanym błędem jest niewłaściwe stosowanie form skróconych. Należy pamiętać, że w stylu formalnym oraz półformalnym maili w języku angielskim nie powinniśmy używać form skróconych (she’s, can’t itd.), zamiast tego stosujmy formy pełne (she has, cannnot, itd).
Pisząc maila w języku angielskim zarówno w stylu formalnym, jak i półformalnym unikajmy słownictwa potocznego. Zamiast big lepiej napisać enormous, zamiast rise lepiej napisać increase, zamiast show lepiej napisać demonstrate i Vice Versa. Pisząc wiadomość e-mail do znajomego w stylu nieformalnym unikajmy z kolei słów podniosłych i użyjmy tych bardziej przyziemnych, powszechnych w języku angielskim, zwrotów.
Częstym błędem popełnianym podczas pisania maila w języku angielskim jest również tłumaczenie pewnych nazw, zwrotów i tytułów. Bardzo problematyczne mogą być nazwy szkół, uczelni, instytucji oraz zajmowane stanowiska i tytuły naukowe, na przykład doktor habilitowany. Jeżeli nasz tekst wiadomości jest najeżony takimi pułapkami najlepiej napisać go po polsku i zlecić przekład profesjonalnemu tłumaczowi języka angielskiego.
Podsumowanie
Pisanie maili po angielsku nie jest z pewnością łatwą sztuką, jednak poprzez odpowiednie przygotowanie i doświadczenia można osiągnąć dobry poziom korespondencji prowadzonej w formie elektronicznej. Pamiętajmy, że nie wszystkie konwencje używane przy tworzeniu wiadomości e-mail w naszym kraju, są używane w innych krajach, z którymi będziemy korespondować.
Prowadząc korespondencję mailową w języku angielskim należy również dobrze określić naszego korespondenta, aby odpowiednio dopasować styl wypowiedzi. Pisząc wiadomości e-mail po angielsku nie można oczywiście zapomnieć o poprawnej gramatyce, pisowni oraz interpunkcji. Jeżeli nie jest się pewnym, czy mail w języku angielskim jest napisany poprawnie można zlecić jego korektę tłumaczowi albo korektorowi
